Reuniones que Rinden

Reuniones que rinden

Reuniones que Rinden

Cómo hacer que las reuniones mejoren la sinergia de su organización

Las horas que pasan ejecutivos, gerentes, profesionales, funcionarios y trabajadores en reuniones de trabajo es impresionante. Y más impresionante aún es el nivel de frustración que experimentan muchas personas al participar en reuniones que no satisfacen sus expectativas.

Veamos algunas ideas para lograr que las reuniones rindan su fruto:

Modo Laboral / Modo Social

Cuando una persona finaliza la jornada de trabajo y retoma su vida social, familiar, comunitaria, realiza un cambio en su manera de ser. Al salir del sistema de jerarquías y líneas de mando se torna más relajada, suelta, deja de cuidar tanto la imagen, ya no le preocupa cumplir la agenda del día, competir con nadie; cesa en su afán de “ganarse la vida”. Los seres humanos tenemos esa capacidad de “suicharnos” cuando pasamos de un entorno a otro y es debido a que realizamos diferentes roles.

De manera que podemos identificar que en ocasiones funcionamos en “modo social” y en otras en “modo laboral”, puesto que las prioridades cambian, la tónica según la cual nos relacionamos es distinta y el grado de tensión o stress que manejamos es también diferente.

Y a pesar de que la autenticidad de un individuo es una virtud muy estimada, ya que contribuye a definir su honestidad e integridad, no podemos desconocer que las exigencias del entorno regulan nuestra conducta y nos llevan a comportarnos “segunda ocasión”, desempeñando diferentes roles.

Lo curioso es que en las organizaciones, cuando las personas se reúnen, pareciera que automáticamen-te pasaran del modo laboral al modo social. Es como si cuando estuviéramos ante un grupo de personas nuestro cerebro dijera “fiesta a la vista” y nos volviéramos más locuaces; parlanchines.

Paradójicamente, si en algún momento del trabajo deberíamos ser ahorrativos con nuestro verbo es precisamente durante las reuniones. La razón es simple: lo que digamos tendrá un efecto inmediato sobre cada una de las personas presenten, pues es como si estuviéramos frente a una cámara de TV o un micrófono de una emisora de radio. Y sabemos que cada vez que se lanza una idea al aire surgirá otra idea con la misma fuerza pero de sentido contrario a oponérsele, y de allí es que arrancan tantas discusiones estériles, producto de la defensa enconada de opiniones.

La Pregunta Mágica

Los motivos por los cuales nos reunimos son múltiples: para informar un suceso, comunicar una decisión que interesa a todo el grupo, recoger ideas, conciliar posiciones, analizar un problema, evaluar resultados, etc.

Independientemente de cual sea el motivo, lo importante es que tengamos claro el objetivo de la reunión antes de iniciarla. Que determinemos si es necesaria y que respondamos la pregunta mágica: ¿Qué tendría que pasar al final de esta reunión para que podamos decir que fue un éxito?

Creo que esa es la mejor forma de comenzar una reunión, anticipando el resultado esperado y organizándonos en consecuencia para lograrlo.

Un aspecto fundamental es el del respeto al tiempo de los demás y a su planificación del trabajo.

Pienso que si el tiempo es el recurso más valioso con que contamos, disponer del tiempo de otro, sin su consentimiento, debería ser considerado un delito de apropiación indebida.

Esto nos lleva a la necesidad de convocar con suficiente anticipación las reuniones, y publicar su agenda, para que la gente no sólo pueda programarlas, sino para que se prepare para ellas.

Trabajando en Compartimientos Estancos

Decía el legendario conferencista Dale Carnegie que debíamos vivir en “compartimientos estancos”, poniendo nuestra atención en el momento presente, viviendo un sólo trozo de vida a la vez. Señalando que era preciso abrir como capítulos de nuestra vida y experimentarlos uno a la vez, en toda su profundidad. En ello reside el “Poder del Ahora” del que nos habla Eckhard Tolle.

Pues las reuniones deberían constituir capítulos diferenciados de nuestra vida laboral, con objetivos precisos y reglas de juego claras. ¿Quien moderará la reunión? ¿En que términos se hará uso de la palabra? ¿Qué alcance y profundidad se le dará a los temas a tratar? ¿Cómo se resolverán las divergencias de opiniones? Son aspectos que deberán estar claros para todos.

De forma que al comenzar nuestra próxima reunión deberíamos primero asegurarnos que tengamos pasado el switche a modo laboral y luego que sepamos con antelación qué se espera de la junta y en que términos se conducirá. Así podríamos estar preparados para hacer una contribución significativa al trabajo en grupo, a la vez que nos permitiría plantearnos expectativas bien fundadas sobre el desarrollo y los resultados de la misma.

Lo que no se mide no se controla

Así reza la tercera de “Las 6 Leyes de Vlad”, por lo que si no medimos la efectividad de las reuniones no podremos decir que las habremos controlado.

A través de un sencillo instrumento podemos elevar la efectividad de nuestras reuniones, mostrando al grupo los resultados alcanzados. Podemos establecer, por ejemplo, cinco factores de evaluación:

  1. Puntualidad (para comenzar y para finalizar la reunión)
  2. Nivel de Preparación de los Participantes
  3. Grado de Participación del Grupo
  4. Control en la Conducción de la Reunión
  5. Calidad de los Acuerdos Logrados

Al terminar la reunión se puede distribuir un pequeño formato o planilla en la que aparezca cada uno de estos factores y un rango de valoración del 1 al 5. Siendo 5 el máximo.

Cada participante votaría su evaluación y al final se promediaría el resultado general y se publicaría para el aprendizaje del grupo y para la implementación de las acciones preventivas y correctivas que tuviesen lugar.

Un sistema un poco más elaborado contempla la ponderación de cada uno de los cinco factores por parte del grupo (esto se realiza antes de la reunión) de manera que se tenga el peso relativo que el grupo confiere a cada factor. Una vez obtenida la evaluación de una reunión en particular se multiplicaría el resultado de cada factor por los correspondientes índices de ponderación y se conseguiría el resultado global.

La ventaja de este segundo método es, precisamente, que se obtiene una puntuación global.

Si estamos decididos a realizar reuniones que rindan debemos entonces hacer patente nuestro compromiso, midiendo la efectividad alcanzada.

Conclusiones

El éxito de una reunión depende de varios aspectos, tomar en cuenta las recomendaciones dada en este artículo puede ayudarle a optimizar el precioso tiempo que pasa con sus asociados, empleados y relacionados. Recuerde:

  • Colóquese en “Modo laboral”
  • Anticipe las reuniones y su agenda
  • Establezca con claridad las reglas de participación
  • Mida la efectividad alcanzada
  • Realice los correctivos necesarios

Ir a una reunión puede ser una experiencia altamente gratificante, pero eso sólo sucederá si lo provocamos.

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